La conservation des bulletins de paie demeure une obligation légale en France, avec une durée minimale de cinquante ans. Pourtant, une majorité d’entreprises continue d’utiliser des modes d’archivage peu fiables, exposant ainsi salariés et employeurs à des risques de perte et de non-conformité.
Nibelis a mis au point une solution qui réunit, automatise et protège tous les documents RH confidentiels. Ce service place la sécurité des données au premier plan, tout en offrant une gestion simplifiée et un accès direct à des justificatifs qui rythment la vie professionnelle comme la vie privée.
Pourquoi la gestion RH et paie mérite aujourd’hui des outils innovants
La gestion des ressources humaines s’affirme désormais comme un véritable moteur de compétitivité pour les PME et ETI françaises. Entre l’inflation réglementaire, l’explosion du volume de documents à gérer et la pression de la conformité RGPD, la tâche s’est nettement complexifiée. Le coffre-fort numérique Nibelis répond à ce défi : il s’intègre directement au SIRH cloud de Nibelis et garantit un stockage sécurisé des bulletins de paie, contrats ou attestations.
Oubliez les gadgets sans lendemain. Cette solution réinvente la gestion des informations confidentielles pour les équipes RH : l’automatisation de la distribution des bulletins de paie accélère les processus, élimine la corvée du papier et réduit les frais liés à l’archivage traditionnel. C’est un atout qui redéfinit la performance opérationnelle.
Côté salariés, chacun accède immédiatement à ses documents, en toute autonomie. Pour toute démarche administrative, plus besoin de solliciter le service RH. La confidentialité des données, leur intégrité et la traçabilité deviennent des standards incontournables du secteur.
Voici ce que propose concrètement la solution :
- Intégration fluide au système d’information RH : centralisation des documents et accès simplifié
- Automatisation : distribution des bulletins et notifications sans intervention humaine
- Hébergement en France et conformité RGPD : garantie de respect des normes françaises et européennes
Pour les entreprises soucieuses de conformité et d’efficacité, la solution Nibelis se positionne comme un allié fiable face aux nouveaux défis de la gestion des ressources humaines.
Nibelis en action : panorama des fonctionnalités qui facilitent la vie des entreprises
Face à la dispersion des documents, le coffre-fort numérique Nibelis opère un véritable regroupement : tout est centralisé, structuré, accessible en un instant. Grâce à l’intégration directe avec le SIRH, les équipes RH disposent d’un accès immédiat à l’ensemble des bulletins de paie, contrats de travail, attestations employeur et relevés d’entretien annuel. La gestion des soldes de congés et de RTT devient automatique, fluide, sans perte de temps ni manipulations à répétition.
La distribution des bulletins, elle aussi, est automatisée : chaque mois, les collaborateurs reçoivent leur document dans un espace personnel, sans risque d’oubli ou de retard. Et même après le départ d’un salarié, le coffre-fort numérique maintient l’accès, assure la traçabilité des actions, l’horodatage et le contrôle des droits. Rien n’est laissé au hasard.
L’expérience RH se vit partout, tout le temps : l’application mobile et le portail web collaborateur offrent une consultation et un téléchargement des documents disponibles 24h/24, 7j/7. Les salariés peuvent même y ajouter leurs propres fichiers, élargissant ainsi l’usage du coffre-fort à tous leurs documents administratifs utiles.
Pour piloter la transition vers la dématérialisation et suivre l’adoption, plusieurs outils sont intégrés :
- Reporting de diffusion pour suivre la distribution des documents
- Tableaux de bord d’adoption pour visualiser l’engagement des collaborateurs
- Support RH dédié pour accompagner les directions dans la prise en main
L’écosystème Nibelis s’ouvre largement à l’ensemble du paysage RH grâce à des connecteurs API. L’infrastructure technique s’efface derrière une utilisation simplifiée, pour que seule l’efficacité reste perceptible au quotidien.
Le coffre-fort numérique : la sécurité des données au cœur de la solution Nibelis
Protéger les données personnelles et les documents RH s’impose comme une priorité pour toute organisation. Le coffre-fort numérique Nibelis repose sur une infrastructure solide, localisée en France, conforme au RGPD et certifiée ISO 9001. Ce socle garantit la localisation, la protection et la pérennité des informations sensibles, tout en réduisant le risque de fuite ou de piratage.
Le chiffrement AES 256, les protocoles SSL/TLS et l’authentification forte (2FA) forment un rempart technologique. La gestion affinée des droits d’accès bloque toute tentative d’utilisation abusive. Grâce au partenariat avec Arkhinéo (filiale de Docaposte), les documents conservent leur valeur légale, bénéficient d’un archivage jusqu’à 50 ans, et la signature électronique qualifiée (Certinomis) peut être intégrée pour renforcer la légitimité juridique des actes RH.
À l’image des coffres physiques les plus réputés, la solution Nibelis protège chaque justificatif, chaque contrat, chaque bulletin. Même après un départ, l’ex-salarié retrouve ses dossiers, intacts, disponibles. L’horodatage, la traçabilité complète et la conservation longue durée instaurent une gouvernance documentaire sans faille, où conformité et sécurité ne sont jamais sacrifiées.
Quels bénéfices concrets pour votre situation financière et la performance de votre organisation ?
L’automatisation de la distribution des bulletins de paie via le coffre-fort numérique Nibelis ouvre la voie à des économies immédiates : réduction drastique de la consommation de papier, fin des frais d’affranchissement, suppression du temps passé à envoyer ou archiver manuellement. Pour les PME et ETI, ces économies se doublent d’une optimisation du temps consacré à la gestion RH. L’intégration native au SIRH Nibelis évite les ruptures, à la différence d’autres solutions (Arkevia, PeopleDoc, Coffreo, PayFit, Sage, Cegid, ADP, Silae ou SAP SuccessFactors) qui impliquent parfois des imports/exports ou des connecteurs manuels.
Du côté des collaborateurs, l’accès permanent à l’ensemble des documents administratifs simplifie toutes les démarches et diminue la charge sur le service RH. Le temps gagné, mois après mois, se transforme en productivité accrue et en recentrage sur des missions stratégiques. Chacun retrouve ses justificatifs immédiatement, même après avoir quitté l’entreprise, ce qui prévient les litiges et renforce la confiance mutuelle.
Avec une traçabilité exhaustive, l’horodatage, la gestion des droits et les reportings intégrés, chaque organisation pilote précisément son activité documentaire, s’assure de la conformité réglementaire et protège ses intérêts juridiques et financiers. La maîtrise de la chaîne documentaire, de la création à l’archivage, devient un atout décisif pour l’avenir de l’entreprise.
À l’heure où les enjeux RH et financiers ne laissent plus de place à l’improvisation, le coffre-fort numérique Nibelis s’impose comme un allié solide pour sécuriser, simplifier et accélérer la gestion des documents sensibles. Des économies à la clé, du temps libéré, et la certitude d’un cap maîtrisé.
